Adatkezelő a Társasház? Olvassa el cikkünket és tisztán fog látni!

Miért kezel adatot a Társasház?

Tisztelt Társasházkezelők, Közös Képviselők, Számvizsgáló Bizottsági Tagok, Tulajdonostársak!

A társasház jogalanyisága:

A Társasház a társasházakról szóló 2003. évi CXXXIII. törvény 3. § (1) bek. alapján: A társasház tulajdonostársainak közössége (a továbbiakban: közösség) az általa viselt közös név alatt az épület fenntartása és a közös tulajdonnal kapcsolatos ügyek intézése során jogokat szerezhet és kötelezettségeket vállalhat, önállóan perelhet és perelhető, gyakorolja a közös tulajdonnal kapcsolatos tulajdonosi jogokat, viseli a közös tulajdon terheit. A perbeli cselekvőképesség a közös képviselőt (az intézőbizottság elnökét) illeti meg.

A fenti jogszabályhely alapján az alábbi alapvetéseket kell megállapítani:

1. A Társasház egyéb jogalanynak kell tekinteni, ami alapján jogok és kötelezettségek alanya és önálló gazdasági egységként működik.

2. A fentiek alapján a Társasházat a Földhivatal tartja nyilván az alapító okiratának megfelelően és bevételei tekintetében rendelkezik adószámmal.

3. A Társasház szükségképpen rendelkezik szabályzatokkal, ami a tevékenysége törvényes működéséhez szükséges, így Alapító Okirattal, 6 albetétnél nagyobb Társasház Szervezeti-Működési Szabályzattal, Pénzkezelési Szabályzattal, Tűzvédelmi Szabályzattal, stb.

4. A Társasház a tulajdonostársak összege, az egyes ingatlanok tulajdonlása tölti ki tartalommal az egyéb jogalanyiság kereteit.

A Társasház szolgáltat a tulajdonostársak részére, egyrészt hogy az ingatlanhoz kapcsolódó vagyoni értékű jogaikat tudják zavartalanul gyakorolni, másrészt fenntartja az épületegységet és a közös vagyont.

A Társasház képviselete

A társasházakról szóló törvény 27. § (2) A közösség ügyintézését a közös képviselő vagy az intézőbizottság látja el.
A közös képviselő vagy ingatlankezelő látja el a Társasház ügyintézést, azaz ügyvezetője az egyéb jogalanynak. A közös képviselőt a közgyűlés választja meg illetve mentheti fel. A közös képviselő megválasztásakor a már rendelkezésre álló okiratokat, szabályzatokat átveszi és ellátja a Társasház törvényes működéséhez szükséges tevékenységeket.
Amennyiben a Társasház nem rendelkezik kötelező okiratokkal, illetőleg jogszabály kötelez új szabályzatok elkészítésére, úgy azt a közös képviselő hajtja végre.

Adatkezelési szabályok:

A társasházakról szóló törvényben kiemelendően jellemzően két fajta adatkezelést kell végrehajtani az alábbiak szerint:

I.
25. § (1) A közös tulajdonban álló épületrészek, helyiségek és területek megfigyelését szolgáló, zárt rendszerű műszaki megoldással kiépített elektronikus megfigyelő rendszer (a továbbiakban: kamerarendszer) létesítéséről és üzemeltetéséről a közgyűlés az összes tulajdoni hányad szerinti legalább kétharmados többségével rendelkező tulajdonostársak igenlő szavazatával dönthet. Ebben az esetben a szervezeti-működési szabályzatnak tartalmaznia kell a kamerarendszer üzemeltetéséhez szükséges - a személyes adatok védelmére vonatkozó előírásokkal összhangban megállapított - adatkezelési szabályokat.

A Kamerarendszer esetében a jogszabály formakényszert írt elő azaz eszmei hányad szerinti 2/3-os többséggel a tulajdonosok kamerarendszer létesítéséről dönthetnek akként, hogy meghatározza az adatkezelési szabályait.
Az adatkezelő a kamerarendszer esetében a Társasház, míg az adatfeldolgozó a kamerarendszert üzemeltető vagyonvédelmi megbízott.

II.
22. § (1) A szervezeti-működési szabályzat előírhatja, hogy a tulajdonostárs köteles a közös képviselőnek vagy az intézőbizottság elnökének bejelenteni: a) külön tulajdona tekintetében a tulajdonosváltozást, b) lakcímét, az ingatlan-nyilvántartásban bárki által megtekinthető személyes adatát, illetőleg a jogi személy nyilvános adatát, c) a külön tulajdonát bérlő, használó személy (a továbbiakban: bérlő) b) pontnak megfelelő adatát, d) a külön tulajdonában lakó személyek számát, e) haszonélvezettel terhelt tulajdon esetében a haszonélvező személy nevét.

A bejelentési törvényből fakadó kötelezettség a tulajdonosnak és a közös képviselő pedig szintén köteles nyilvántartást vezetni a tulajdonosokról, mivel ezen tényadat nélkül a közös képviselői tisztséget nem lehetséges ellátni. A közös képviselő csak a jogszabályban megfogalmazott adatokat köteles nyilvántartani. Mivel a közös képviselő nemcsak a jogszabályban hivatkozottakat tartja nyilván, hanem tulajdonosi, bérlői elérhetőségeket, adósok természetes személyazonosító adatait és akár egyéb adatokat is, így a lakói nyilvántartás már túlmutat a jogszabályi rendelkezéseken.
Az adatkezelő a kamerarendszer esetében a Társasház, míg az adatfeldolgozó a Közös Képviselő.

Szabályzat elkészítésének a kötelezettsége:

A az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény
5. § (1) Személyes adat akkor kezelhető, ha a) azt törvény vagy - törvény felhatalmazása alapján, az abban meghatározott körben, különleges adatnak vagy bűnügyi személyes adatnak nem minősülő adat esetén - helyi önkormányzat rendelete közérdeken alapuló célból elrendeli, b) az a) pontban meghatározottak hiányában az az adatkezelő törvényben meghatározott feladatainak ellátásához feltétlenül szükséges és az érintett a személyes adatok kezeléséhez kifejezetten hozzájárult,

A Társasház egyrészt törvény alapján kötelező adatkezelést lát el, másrészt a tulajdonosok által átadott adatokat kezel.

A törvény
15. § (1) Az adatkezelő az érintett jogai érvényesülésének elősegítése érdekében megfelelő műszaki és szervezési intézkedéseket tesz, így különösen a) az érintett részére az e törvényben meghatározott esetekben nyújtandó bármely értesítést és tájékoztatást könnyen hozzáférhető és olvasható formában, lényegre törő, világos és közérthetően megfogalmazott tartalommal teljesíti, és b) az érintett által benyújtott, az őt megillető jogosultságok érvényesítésére irányuló kérelmet annak benyújtásától számított legrövidebb idő alatt, de legfeljebb huszonöt napon belül elbírálja és döntéséről az érintettet írásban vagy ha az érintett a kérelmet elektronikus úton nyújtotta be, elektronikus úton értesíti.

A fenti rendelkezés alapján a Társasház köteles az adatkezeléséről tájékoztatni a tulajdonostársakat és egyéb érintetteket közérthető formában és átadni az adatkezelésének folyamatát bemutató dokumentációt azaz a Szabályzatot az adatkezeléséről.

25/E. § (1) Az adatkezelő a kezelésében lévő személyes adatokkal kapcsolatos adatkezeléseiről, az adatvédelmi incidensekről és az érintett hozzáférési jogával kapcsolatos intézkedésekről nyilvántartást vezet (a továbbiakban együtt: adatkezelői nyilvántartás). Az adatkezelői nyilvántartásban az adatkezelő rögzíti a) az adatkezelő, ideértve minden egyes közös adatkezelőt is, valamint az adatvédelmi tisztviselő nevét és elérhetőségeit, b) az adatkezelés célját vagy céljait, c) személyes adatok továbbítása vagy tervezett továbbítása esetén az adattovábbítás címzettjeinek - ideértve a harmadik országbeli címzetteket és nemzetközi szervezeteket - körét, d) az érintettek, valamint a kezelt adatok körét, e) profilalkotás alkalmazása esetén annak tényét, f) nemzetközi adattovábbítás esetén a továbbított adatok körét, g) az adatkezelési műveletek - ideértve az adattovábbítást is - jogalapjait, h) ha az ismert, a kezelt személyes adatok törlésének időpontját, i) az e törvény szerint végrehajtott műszaki és szervezési biztonsági intézkedések általános leírását, j) az általa kezelt adatokkal összefüggésben felmerült adatvédelmi incidensek bekövetkezésének körülményeit, azok hatásait és a kezelésükre tett intézkedéseket, k) az érintett hozzáférési jogának érvényesítését e törvény szerint korlátozó vagy megtagadó intézkedésének jogi és ténybeli indokait.

A jogszabály kötelező jelleggel írja elő a nyilvántartási kötelezettséget és ezt a Szabályzatában kell megfogalmaznia.


A Szabályzat elkészítésének feltételei

Az adatkezelés a Társasházban a törvények és az érintettek hozzájárulásán alapul. Az adatkezelést a Társasházban a mindenkori közös képviselő látja el. A Társasházi tulajdonosok az adatkezelést nem határozhatják meg, mert nincs döntési jogkörük arról, hogy a törvényes működést korlátozzák, vagy kiterjesszék és ezzel a Társasház ügyvezetését ellátó közös képviselőt kötelezzék kevesebb vagy több adatkezelésre ellehetetlenítve a munkáját.


Összegezve a fentieket:
A Társasház önálló jogalany, ezért szükséges rendelkeznie valamennyi kötelező szabályzattal és a közös képviselő köteles ezen szabályzatokat elkészítenie és a Társasház tulajdonába adni. Az üzletszerű közös képviselő a Társasházkezelőnek, mint jogi személynek pedig szükséges saját belső adatvédelmi szabályzatot alkotnia a kezelése alatt álló Társasházak adatkezelésére, a munkavállalói adatkezelésre, a tevékenységével összefüggő partnerek adatainak a kezelésére és a könyvelésre.

Készítette:
Dr. Borbély Zoltán
belső adatvédelmi biztos

Ha kérdése van keresse szakértőnket (06-30/608-0981) vagy küldjön e-mailt címünkre (mtoszsz@gmail.com).